PRAVILNIK O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV ZA ČLANE DRUŠTVA

 PREDSTAVITEV UPRAVLJALCA Z OSEBNIMI PODATKI

Plesni klub Idrija (v nadaljevanju: društvo) je prostovoljna in neprofitna društvena organizacija, s statusom društva, ki deluje v javnem interesu. Delovanje društva temelji na razvijanju plesne kulture različnih starostnih skupin na širšem območju občine Idrija in občine Cerkno.

 NAMEN OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV IN NJIHOVA ZAKONSKA POLAGA

Plesni klub Idrija zbira osebne podatke njihovih članov in v primeru mladoletnih oseb, tudi podatke njihovih skrbnikov. Osebni podatki, ki jih društvo zbira na vpisnih listih so: ime in priimek, naslov, poštna številka in kraj, rojstni datum, telefon, e-naslov in EMŠO. 

Podlaga za zbiranje podatkov je 6. člen 1a, 1b in 1f Splošne uredbe o varstvu podatkov.

S prostovoljno izpolnitvijo osebnih podatkov na vpisnem listu, član dovoljuje in pooblašča društvo, da zbira in obdeluje njegove osebne podatke v okviru in za namen opravljanja svoje dejavnosti in vseh vrst pogodb, ki ji sklepa pri svojem delovanju (vpisni listi, registracijski in prijavni postopki za tekmovalce, pogodbe ob prijavi na razpise, podjemne pogodbe,…), pri čemer društvo uporablja različne komunikacijske kanale – telefon, navadna pošta, elektronska pošta ipd.

Za potrebe izvajanja pravic in obveznosti, ki izhajajo iz včlanitve v društvo so, osebni podatki članov obdelani z namenom:

• Vodenja evidenc prijavljenih članov po plesnih skupinah
• Vodenja evidenc tekmovalcev za prijavne in registracijske postopke pri Plesni zvezi Slovenije
• Vodenja evidenc prisotnosti članov na posameznem tečaju
• Za izdajo ter pošiljanje računov
• Za obveščanje o plačilu tečajnine, informiranju glede urnika tečajev in njegovih morebitnih spremembah, o načrtovanih nastopih ipd.

Vsako spremembo podatkov mora član takoj pisno sporočiti društvu (osebno ime, naslov, tel. številko idr.), društvo pa se zaveže, da v evidenci uskladi vsak spremenjen osebni podatek.

Plesni klub Idrija v določenih primerih zaproša svoje člane in njihove skrbnike za privolitev v obdelavo in uporabo osebnih podatkov za namene neposrednega tržnega e-obveščanja v skladu z UREDBO (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in sveta z dne 27.04.2016  in sicer za obveščanje o novostih, novih ponudbah, vabilih k vpisu ter vabilih na javne dogodke ipd, pri čemer društvo uporablja navadno in/ali elektronsko pošto.

 PRAVICE POSAMEZNIKOV

Društvo članom, katerih podatke obdeluje, zagotavlja vse pravice v skladu z GDPR (Splošna uredba o varstvu podatkov) ter veljavno zakonodajo na področju varstva osebnih podatkov.

Člani so obveščeni, da se lahko od prejemanja vseh tržnih e-sporočil, namenjenih za neposredno trženje storitev društva kadarkoli in brez posledic odjavijo. 

S pisno izjavo, poslano na e-naslov: plesni.klub.idrija@gmail.com ali na naslov Plesni klub Idrija, Trg Sv. Ahacija 4, 5280 Idrija, lahko posameznik pošlje zahtevo:  

1. za pridobitev potrditve ali v zvezi z vami obdelujemo osebne podatke
2. za dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas
3. za pridobitev informacij: O namenu obdelave, o vrsti zadevnih osebnih podatkov, o uporabnikih in kategorijah uporabnikov, ki so jim osebni podatki razkriti in o obdobju hrambe osebnih podatkov
4. za popravek osebnega podatka, ki se nanaša na vas
5. za izbris osebnega podatka, ki se nanaša na vas
6. za omejitev naše obdelave/uporabe osebnega podatka, ki se nanaša na vas
7. da ugovarjate obdelavi/uporabi osebnega podatka, ki se nanaša na vas
8. da preklicujete vašo privolitev za uporabo/obdelavo enega ali več osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas

Posameznik lahko da privolitev v obdelavo osebnih podatkov kadarkoli trajno ali začasno. Lahko jo prekliče v celoti ali delno s pisno zahtevo. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica. Na enak način lahko uveljavlja tudi vse druge pravice.

V primeru, da posameznik meni, da se njegovi osebni podatki shranjujejo ali kako drugače obdelujejo v nasprotju z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, ima pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS.

 ROKI HRAMBE OSEBNIH PODATKOV

Obdobje hrambe podatkov je določeno glede na kategorijo posameznih podatkov. Plesni klub Idrija obdeluje osebne podatke v obsegu, ki je potreben za uresničevanje namenov obdelave in dokler je to potrebno za dosego zasledovanega cilja. Osebne podatke obdeluje do izpolnitve namena oz. v okviru zastaralnih rokov za obveznosti, ki bi lahko izvirale iz obdelave, še posebej, ko je obdelava potrebna v okviru sklenitve oz. izvedbe pogodbe (npr. Pogodba o sofinanciranju športnih dejavnosti), razen v primerih, ko je rok hrambe določen z zakonom. 

Osebni podatki, ki so potrebni za izvedbo storitev se hranijo še pet let od izpolnitve pogodbe, v primeru neplačila pogodbenih obveznosti pa do poplačila vseh obveznosti oziroma zaključka vseh ustreznih sodnih postopkov za dosego plačila. Računi se hranijo še 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša z zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost.

Drugi podatki, ki jih podjetje pridobi na podlagi privolitve posameznika se hranijo do preklica.
Po poteku obdobja hrambe se podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če zakon za posamezno vrsto podatkov ne določa drugače.

Zavezujemo se, da bomo z vašimi podatki ravnali skrbno, da jih bomo varovali skladno z ZVOS in evropsko Uredbo GDPR o varstvu podatkov in da jih ne bomo posredovali tretjim osebam brez vaše izrecne privolitve. Z ureditvijo tega področja se lahko podrobneje seznanite v Pravilniku o obdelavi osebnih podatkov, ki je dostopen na spletni strani PKI in na oglasni deski v prostorih kluba. 

V Idriji, 20.08.2018